Decreto nº 10.278/2020:a lei que dá validade jurídicaaos seus documentos digitalizados
Entenda o que a lei exige, quais documentos são abrangidos e como a Documentalize garante 100% de conformidade em cada arquivo processado.
O que estabelece o Decreto 10.278/2020?
Publicado em 18 de março de 2020, o Decreto nº 10.278 regulamentou o artigo 2º-A da Lei nº 12.682/2012 e estabeleceu as técnicas e os requisitos mínimos para a digitalização de documentos públicos e privados, garantindo que os arquivos digitais produzidos tenham o mesmo valor legal do original físico.
Em termos práticos: um documento digitalizado conforme o Decreto pode substituir legalmente o papel — e o original físico pode ser descartado com segurança. Sem conformidade, o digital é apenas uma cópia sem valor jurídico.
O decreto se aplica a documentos produzidos ou custodiados por órgãos públicos e entidades da administração pública federal, estadual e municipal, bem como por pessoas físicas e jurídicas de direito privado.
Quem precisa cumprir o Decreto 10.278?
A lei abrange um universo amplo de empresas e instituições
Empresas Privadas
- Contratos e documentos fiscais
- Prontuários e registros de RH
- Escrituração contábil e fiscal
- Processos trabalhistas
Órgãos Públicos
- Documentos administrativos
- Processos licitatórios
- Atos oficiais e portarias
- Arquivos históricos
Escritórios Jurídicos
- Autos de processos
- Contratos e procurações
- Documentos notariais
- Pareceres e petições
Documentos de saúde (prontuários) seguem adicionalmente as normas do CFM e LGPD — a Documentalize aplica as camadas complementares de conformidade.
Os 8 metadados obrigatórios sendo aplicados
A animação abaixo simula exatamente o que acontece com cada documento processado pela Documentalize
O que torna um documento digitalizado juridicamente válido
9 requisitos obrigatórios que a Documentalize aplica em cada arquivo
Sem esses 9 metadados obrigatórios, o documento digitalizado NÃO substitui o original físico perante a lei. A Documentalize garante conformidade total em cada arquivo processado.
PDF/A e OCR: os dois pilares técnicos do Decreto
Entenda por que não basta apenas escanear o documento
O que é PDF/A?
PDF/A é uma versão do formato PDF padronizada pela ISO 19005, criada especificamente para preservação de longo prazo. Diferente de um PDF comum, o PDF/A incorpora todas as fontes, cores e metadados diretamente no arquivo — garantindo que ele seja legível e fiel ao original daqui a 50 anos, em qualquer sistema operacional, sem depender de recursos externos.
O que é OCR?
OCR (Optical Character Recognition) é a tecnologia que "lê" o documento escaneado e converte a imagem do texto em texto real e pesquisável. Sem OCR, o arquivo é apenas uma fotografia do papel — você não consegue buscar palavras, copiar trechos ou indexar o conteúdo. Com OCR, o documento se torna um ativo digital de verdade, pesquisável por qualquer sistema.
A diferença visual entre imagem escaneada e PDF/A com OCR
O que é OCR e por que muda tudo
Veja a diferença entre uma imagem escaneada e um PDF/A com texto pesquisável
3 formas de acessar os metadados do seu documento
Redundância total — seus dados nunca dependem de um único sistema
3 formas de nunca perder os metadados do seu documento
Independente do sistema que você usa, seus metadados sempre estarão acessíveis.
Dentro do PDF/A
RecomendadoPlanilha XLS / CSV
ImportávelWedoks
PlataformaO que acontece se o documento não atender ao Decreto?
Os riscos jurídicos e operacionais de uma digitalização não conforme
Sem validade jurídica
O documento digital não substitui o original físico. Você é obrigado a guardar o papel — anulando qualquer ganho de espaço e custo.
Inutilizável em processos
Documentos sem conformidade são rejeitados em auditorias, processos trabalhistas, fiscalizações e licitações públicas.
Descarte indevido do original
Se o original foi destruído após digitalização não conforme, a empresa pode ser responsabilizada por destruição de documento comprobatório.
Exposição à LGPD
Sem metadados e rastreabilidade, é impossível provar a cadeia de custódia dos documentos — violando requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados.
A Documentalize elimina todos esses riscos com um processo certificado e auditável do início ao fim.
O processo Documentalize de conformidade total
Cada etapa foi desenhada para garantir 100% de aderência ao Decreto
Coleta e Cadastro
Cada lote recebe um identificador único. Origem, responsável e data de coleta são registrados antes mesmo do primeiro scan.
Digitalização Certificada
Scanners calibrados, 300 DPI mínimo (400 DPI para plantas), captura de cor conforme tipo documental. Saída direta em PDF/A-3.
OCR e Indexação
Motor OCR com precisão > 99%, reconhecimento multilíngue, estruturação de tabelas e campos. Texto 100% pesquisável e copiável.
Metadados + Assinatura ICP-Brasil
Os 8 metadados obrigatórios são injetados no PDF/A. Assinatura digital nível A3, timestamping RFC 3161 por autoridade acreditada.
Entrega nas 3 formas
PDF/A com metadados embutidos + planilha XLS/CSV + indexação no Wedoks. Laudo de conformidade incluso em cada lote.
Perguntas frequentes sobre o Decreto 10.278
Sim — desde que a digitalização siga integralmente o Decreto 10.278/2020. O documento digitalizado conforme passa a ter o mesmo valor jurídico do original, permitindo o descarte seguro do papel. A Documentalize fornece um laudo de conformidade para cada lote processado.
Sim. O Decreto se aplica a qualquer documento que seja digitalizado após sua vigência, independentemente de quando o original foi criado. Contratos de 1990, prontuários de 2005 e escrituras antigas podem todos ser digitalizados com validade jurídica plena hoje.
Não. O Decreto exige equipamentos específicos, processo certificado, OCR, metadados obrigatórios e assinatura ICP-Brasil. Um scan feito no celular ou em scanner doméstico não atende os requisitos e não tem validade jurídica.
ICP-Brasil é a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — o padrão nacional de certificação digital. A assinatura ICP-Brasil garante a autoria, integridade e não-repúdio do documento digitalizado, provando que ele não foi alterado desde que foi certificado.
Autor, assunto, tipo documental, responsável pela digitalização, data e hora da digitalização, local/cidade, identificador digital único e hash SHA-256 do arquivo. A Documentalize aplica todos os 8 em cada documento processado.
Para sempre — pois estão injetados dentro do próprio arquivo PDF/A, que é um formato de preservação de longo prazo (ISO 19005). Mesmo que nossos sistemas fiquem offline, os metadados continuam dentro do arquivo.
PDF/A é uma versão do PDF padronizada pela ISO 19005 para arquivamento de longo prazo. Ele incorpora fontes, perfis de cor e metadados diretamente no arquivo, garantindo que o documento seja idêntico ao original daqui a décadas, em qualquer sistema.
Sim. Cada lote processado recebe um Laudo de Conformidade com Decreto 10.278/2020, assinado digitalmente, contendo: identificação do lote, lista de documentos, metadados aplicados, hash de verificação e dados do certificado ICP-Brasil utilizado.
Sua empresa já está em conformidade com o Decreto 10.278?
Avalie seu acervo gratuitamente. Nossa equipe analisa o volume, o tipo documental e te entrega um diagnóstico sem compromisso.